De communicatie met ouders en verzorgers van leerlingen is ontzettend belangrijk, zowel voor de school, de docenten, de ouders en uiteraard de leerlingen. Veelal worden er tijdens deze gesprekken belangrijke afspraken gemaakt. Met name als er een groot aantal oudergesprekken achter elkaar plaatsvinden, kan het als docent een uitdaging zijn om alles op een correcte manier te noteren en te onthouden. Gelukkig is er een oplossing waardoor dit probleem verleden tijd is en wat nog een aantal andere voordelen met zich meebrengt.
Wat is transcriberen?
Voordat we ingaan op de tijdsbesparing en overige voordelen van het transcriberen van ouderavonden, eerst een korte uitleg wat dit precies inhoudt. Transcriberen is het omzetten van audio (of video) naar tekst. Een eenvoudig voorbeeld is de ondertiteling voor doven en slechthorenden van een film, waarbij er precies kan worden gelezen wat er wordt gezegd en door wie.
Wat zijn de voordelen van het transcriberen van de gesprekken tijdens ouderavonden?
Door ouderavonden op te nemen en gesprekken automatisch te laten transcriberen kunnen belangrijke afspraken nooit meer verloren gaan. Het biedt voor alle betrokkenen voordelen, aangezien het zowel voor de docenten als de ouders duidelijk is wat er precies is afgesproken. Aangezien het gesprek op een later moment kan worden teruggelezen, waardoor er geen verwarring kan ontstaan.
Docenten kunnen op ieder gewenst moment teruggrijpen naar het gesprek, zodat er geen belangrijke informatie en afspraken over het hoofd worden gezien. Terwijl ouders ervan verzekerd zijn dat het gesprek volledig is gedocumenteerd en er op deze manier ook daadwerkelijk iets met hun feedback wordt gedaan. Uiteraard kunnen ook ouders de transcriptie bekijken. Bijvoorbeeld voor het teruglezen van tips die zijn verstrekt om een kind te helpen bij het leren, wat weer ten goede komt aan het versterken van de ouderbetrokkenheid.
Een ander voordeel is dat het voor docenten makkelijker is om zich op het gesprek te concentreren, aangezien het niet nodig is om tussendoor aantekeningen te maken. Dit scheelt ook nog eens tijd, want na een oudergesprek kan er vrijwel direct worden overgestapt op het volgende gesprek. Er is namelijk geen tijd nodig om tussendoor zaken te noteren die niet mogen worden vergeten.
Hoe kun je een gesprek automatisch transcriberen?
Audio naar tekst transcriberen kan geheel worden geautomatiseerd, door te kiezen voor de juiste software. Amberscript is hier een voorbeeld van, waarbij audio op een zeer nauwkeurige manier kan worden getranscribeerd. Dit is niet het enige, want het proces verloopt geheel volgens de huidige Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Ouders hoeven dus niet bang te zijn dat persoonlijke gesprekken in verkeerde handen vallen en zijn er zo van verzekerd dat de privacy van het kind wordt gerespecteerd.
Het proces
Het transcriberen van een gesprek is eenvoudig, waarvoor uiteraard het gesprek moet worden opgenomen. Op basis van het audiobestand kan een automatische transcriptie worden gemaakt, die vervolgens in het gewenste bestand kan worden opgeleverd.
In de tekst wordt rekening gehouden met het aantal verschillende sprekers, zodat het duidelijk is wie wat heeft gezegd. Hierna kunnen docenten zelf wijzigingen aanbrengen, opmerkingen toevoegen of belangrijke informatie onderstrepen. Het transcriberen is mogelijk in de Nederlandse taal, maar ook andere talen zijn een optie. Amberscript kan namelijk audio transcriberen in meer dan 90 verschillende talen.
Op zoek naar andere methodes om de ouderbetrokkenheid te versterken? Lees dan ook deze publicatie.
Er zijn bij dit artikel nog geen reacties geplaatst