Bent u verantwoordelijk voor het inkoopbeleid van uw school? Dan is het belangrijk om onder andere voldoende koffiebekertjes in te kopen.

In dit artikel gaan wij in op de volgende thema’s:

• Hoeveel koffiebekertjes zijn er nodig?
• Op welke manier verloopt de distributie van koffiebekers?
• Hoe kan ik koffiebekertjes laten bedrukken?

Hoeveel koffiebekertjes zijn er nodig?
Om te berekenen hoeveel koffiebekers jullie nodig hebben, is het goed om de volgende formule aan te houden:

• Aantal fulltime medewerkers x 1.000 koffiebekers = benodigd aantal koffiebekers per jaar

Over het algemeen heeft u bij het aanhouden van deze formule ook genoeg koffiebekers om aan de bezoekers van uw organisatie te geven. Daarnaast zal er bij deze berekening een buffer van zo’n 10% tot 30% overblijven aan het einde van het jaar. Dat betekent dat u nog zeker voor 1 tot 4 maanden voldoende bekertjes heeft. Zeker door relatief lange inkoopprocedures, is het prettig om nog een extra buffer achter de hand te houden. Maken ook leerlingen of ouders gebruik van jullie koffieautomaat? Dan zijn er als vanzelfsprekend meer bekertjes benodigd. Probeer te berekenen hoeveel koffiebekers er per jaar gebruikt worden en tel daar zo’n 10% tot 30% bij op. Zo kunt u direct een jaarvoorraad aan koffiebekertjes bestellen. Daarmee profiteert u van staffelkortingen en bent u verzekerd van voldoende voorraad.

Op welke manier verloopt de distributie van koffiebekers?
Als u uw jaarvoorraad aan koffiebekertjes bestelt, kan dit op jullie eigen locatie(s) worden opgeslagen. Toch kan het zo zijn dat op deze manier, onnodig veel ruimte wordt ingenomen. Steeds meer leveranciers bieden daarom de mogelijkheid om koffiebekers in delen te verzenden. Zo kan het grootste deel van de voorraad in een distributiecentrum blijven staan en worden koffiebekers in delen verzonden wanneer deze benodigd zijn. Met name wanneer u koffiebekers laat bedrukken is het verstandig om een grote hoeveelheid tegelijk te laten produceren. Per bekertje pakt dit een stuk voordeliger uit dan meerdere kleine producties.

Hoe kan ik koffiebekertjes laten bedrukken?
Bij het bedrukken van koffiebekers is het belangrijk om goed na te denken over de manier waarop u dit doet. Wilt u dit met een eigen ontwerp laten doen of wilt u dit ontwerp door een leverancier laten maken? Wanneer u kiest voor het bedrukken van koffiebekers met het logo van uw school, is het verstandig om dit door de leverancier te laten doen. Zij weten exact aan welke grafische vereisten een ontwerp dient te voldoen. Zo is de kans klein dat er fouten gemaakt worden en zal het bedrijfslogo op de juiste manier op uw koffiebekers getoond worden.

Gaat u voor een grafisch ontwerp dat complexer is? Bijvoorbeeld om een speciale boodschap op een beurs te verspreiden? Dan is het belangrijk om eerst de grafische vereisten in kaart te brengen. Als deze vervolgens gedeeld worden met een grafisch ontwerper, kan hij of zij aan de slag met het ontwerp. Vervolgens deelt u dit met de producent en kunnen zij na goedkeuring van start met de bedrukking. Breng vooraf al in kaart welke bedrukkingstechnieken er gebruikt worden, ook dit vormt onmisbare input voor een grafisch ontwerper.