Met onder andere de koningsspelen in aantocht, gaan veel scholen weer aan de gang met het organiseren van bijbehorende evenementen voor leerlingen. De organisatie rondom een schoolevenement kan knap lastig blijken, zeker voor scholen die hiermee nog niet veel ervaring hebben opgedaan. Is uw school ook van plan binnenkort een evenement te organiseren? Dan is het handig aan de volgende onderdelen de nodige tijd te besteden:

Een geschikt team samenstellen
Zorg ervoor dat uw school beschikt over een gekwalificeerd team ter ondersteuning van het evenement. Enkele personen met bijvoorbeeld EHBO ervaring zou erg handig kunnen zijn, zeker bij een sportdag waar veel bewogen wordt en een ongeluk in een klein hoekje zit. Zorg er dan ook voor dat er voldoende begeleiding is. Één begeleider voor 5 kinderen is goed te doen. Hebt u hier zelf de capaciteit niet voor? Dan kunt u wellicht hulpouders inschakelen.

Informeren van ouders en leerlingen
Het is verstandig ouders en leerlingen tijdig te informeren over het evenement. Probeer dit geruime tijd van tevoren te doen. Vlak voor het evenement kunt u de ouders en leerlingen dan nogmaals herinneren aan het aankomende evenement. Hierbij is het belangrijk volledige informatie te geven. Wanneer? Hoe laat? Hoe worden de kinderen vervoerd? Hebben de leerlingen speciale kleding nodig?

Vervoer
Vervoer naar een evenement is een belangrijk onderdeel. Wanneer het evenement op school plaatsvindt, is dat gemakkelijk te regelen. Wanneer het evenement op een andere locatie plaatsvindt, kan gebruik gemaakt worden van schoolvervoer (bussen), of kan de ouders gevraagd worden de kinderen om een bepaalde tijd op een bepaalde locatie te brengen. Houdt er dan wel rekening mee dat niet alle ouders een auto hebben en sommige kinderen dus moeilijk op een locatie kunnen komen in een buitengebied.

Voorbereiding van het evenement
Een evenement kan gehouden op een terrein dat daarvoor is ingericht. Hiertoe zijn verschillende mogelijkheden. Het afhuren van een evenementenlocatie heeft als groot voordeel dat vaak alle benodigdheden voor het evenement al aanwezig zijn. Denk daarbij aan tafels en stoelen, catering en partytenten. Organiseert u een evenement op een andere locatie, dan is het wellicht mogelijk hiervoor een vergunning of ontheffing aan te vragen. Ook moet er dan door de school worden gezorgd voor de benodigdheden. Hiervoor zijn gelukkig verschillende verhuurders actief zoals Knalverhuur.nl, dat het feestverhuur in Noord Nederland op zich neemt.

Afsluiting van het evenement
Na de afsluiting van het evenement is het altijd leuk voor ouders om te kunnen zien wat de kinderen op het evenement gedaan hebben. Het maken van foto's en video's bij een evenement wordt door veel ouders erg op prijs gesteld. Post dit materiaal echter niet zomaar op een openbare website in verband met de privacywetgeving. U kunt ook de ouders vragen terughoudend te zijn met het delen van materiaal waar meerdere kinderen op staan.