Efficiënter werken op school zonder kwaliteitsverlies

Over de werkdruk in het onderwijs is al veel geschreven en ook zijn er al een boel maatregelen genomen om deze te verlagen. Toch lijkt het op veel scholen nog altijd alsof de werkdruk alleen maar toeneemt, terwijl de tijd voor goed onderwijs juist kleiner wordt. Docenten, teamleiders en schoolleiders zijn vaak een groot deel van hun tijd kwijt aan administratie, afstemming en procedures die dan ook nog eens stroef verlopen. Steeds vaker kijken onderwijsorganisaties daarom naar methodieken voor procesverbeteringen op school, waaronder Lean Six Sigma. Die aanpak (ooit groot geworden buiten het onderwijs) blijkt ook binnen onderwijsorganisaties goed bruikbaar om slimmer te organiseren zonder dat de onderwijskwaliteit daaronder lijdt.

Werkdruk ontstaat vaak ín de organisatie van het werk

Een roosterwijziging hier, extra overleg daar, formulieren die dubbel worden ingevuld en afspraken die per team nét anders worden uitgelegd. Het punt is niet alleen dát er veel werk is, maar ook hóé het werkproces eromheen is ingericht. Wanneer processen onduidelijk zijn of elkaar overlappen, verlies je op school kostbare tijd die eigenlijk bedoeld is voor bijvoorbeeld lesgeven. Partijen als Lean Six Sigma richten zich op drie zaken: (tijd)verspilling terugdringen, processen slimmer inrichten en beslissingen baseren op feiten in plaats van aannames. Een dergelijke methodiek helpt onderwijsorganisaties om te zien waar tijd, energie en aandacht weglekken.

Wat je hieraan hebt op school? Denk aan een roosterproces dat minder last minute wijzigingen oplevert door een minder strakke planning. Of aan administratieve handelingen die eenvoudiger kunnen, waardoor docenten niet drie keer dezelfde informatie hoeven in te vullen in een Excel-bestand. Ook vergaderingen zijn een bekende tijdverslinder op school. Ze duren vaak lang en leveren weinig op. Door een vergadering scherper in te richten en overbodige stappen te schrappen, ontstaat meer focus.

De eerste stap

Voor onderwijsprofessionals die hier actief mee aan de slag willen, is een Green belt training een goed startpunt. In deze (starters)opleiding leren deelnemers hoe zij processen op school in kaart brengen, knelpunten meten en verbeteringen doelgericht kunnen doorvoeren. Teamleiders, coördinatoren en docenten met een ontwikkelrol, kunnen met deze opleiding eerst binnen hun eigen afdeling of team stappen zetten.

Wie daarna verder wil, kan kiezen voor een Black belt training. Deze richt zich op complexere analyses, steviger projectmanagement en het coachen van collega’s. Een Black Belt kan grotere verbetertrajecten op school begeleiden en helpt om de opgedane kennis goed te verankeren in de onderwijsorganisatie.

Meetbare winst

De opbrengsten van procesverbeteringen op school zijn onder andere minder tijdverlies, een betere samenwerking tussen teams, een lagere ervaren werkdruk en meer ruimte voor de kernwerkzaamheden, lesgeven en begeleiding van leerlingen.

Resultaten zijn meetbaar, waardoor verbeteringen snel ingepland kunnen worden. En misschien nog wel belangrijker, het helpt om kwaliteit structureel te versterken in plaats van altijd maar op het laatste moment bij te sturen. Efficiënter werken is in het onderwijs een zeer belangrijke manier om tijd en ruimte terug te winnen voor waar het uiteindelijk om draait: goed onderwijs voor leerlingen en studenten.