Onderwijsinstellingen hebben tegenwoordig te maken met een volle inbox, veel vragen via verschillende kanalen en doelgroepen die nét iets anders benaderd willen worden: aankomende studenten, huidige studenten, ouders, alumni en deelnemers aan Leven Lang Ontwikkelen. Als je dat allemaal met losse systemen afhandelt, krijg je al snel dubbel werk, versnipperde informatie en mis je kansen om mensen tijdig te helpen.
Microsoft Dynamics 365 kan daarin structuur brengen door relaties, communicatie en service slimmer te organiseren in één omgeving. In dit artikel leg ik uit hoe dat er in de praktijk uitziet binnen het onderwijs: van werving en instroom tot begeleiding, alumni en LLO.
Voor wie is dit interessant?
Dit is vooral handig voor:
• marketing- en communicatieteams die meer grip willen op campagnes en opvolging
• teams voor studieadvies, studentzaken en servicedesks die vragen sneller willen afhandelen
• opleidingsmanagers en LLO-teams die doelgroepen beter willen bedienen
• IT en informatiemanagement die toe willen naar minder “losse eilandjes” in applicaties
Herkenbaar? Dan ga je hieronder veel praktische haakjes vinden.
De studentreis in vier fases (en hoe Dynamics 365 helpt)
Veel onderwijsorganisaties denken al in “de studentreis”. Het voordeel van Dynamics 365 is dat je die reis ook echt kunt ondersteunen met data, processen en communicatie die op elkaar aansluiten.
1. Van interesse naar inschrijving
Dit is het moment waarop snelheid en opvolging tellen. Kandidaten vergelijken opleidingen, downloaden brochures en stellen vragen via mail, chat of open dagen. Met Dynamics 365 kun je:
• contactmomenten en voorkeuren vastleggen, zodat opvolging niet afhankelijk is van één medewerker
• segmenten maken (bijv. “geïnteresseerd in deeltijd”, “vwo-profiel N&T”, “internationaal”)
• geautomatiseerde communicatiereeksen inzetten die aansluiten op gedrag en interesse (bijv. na een brochure-download of een aanmelding voor een webinar)
Praktische tip: begin klein. Kies één opleiding of één instroommoment en zet dáár je eerste flow neer. Dan leer je snel wat werkt zonder dat je organisatie meteen alles hoeft om te gooien.
2. Tijdens de opleiding: service die wél prettig voelt
Zodra iemand gestart is, verschuift de behoefte: minder promotie, meer ondersteuning. Denk aan vragen over roosters, examens, inschrijvingen, studiefinanciering, stage of faciliteiten. Dynamics 365 kan hierbij helpen met:
• een centrale plek voor vragen (cases) met duidelijke categorieën en doorlooptijden
• kennisartikelen voor medewerkers én selfservice voor studenten
• kanaalkeuze: e-mail, chat en andere routes komen samen in één werkomgeving
Wat levert dat op? Minder “van het kastje naar de muur”, minder herhaling (“kun je je studentnummer nog een keer sturen?”) en meer overzicht voor het serviceteam.
3. Na het afstuderen: alumni blijven waardevol
Alumni zijn niet “klaar”; ze zijn ambassadeur, spreker, stagebegeleider, potentiële werkgever én soms terugkerende deelnemer aan een vervolgopleiding. Met Dynamics 365 kun je alumni-contact onderhouden met:
• gerichte updates per doelgroep (bijv. per faculteit, afstudeerjaar, interessegebied)
• registratie van deelname aan events of terugkomdagen
• duidelijke opvolging voor vervolgtrajecten
De winst zit vaak in consistentie: niet één losse nieuwsbrief, maar slim opgebouwde communicatie waarbij je ziet wie opent, klikt en reageert.
4. Leven Lang Ontwikkelen: dezelfde persoon, nieuw moment
LLO groeit hard en de doelgroep is anders: drukke professionals, werkgevers, brancheorganisaties. De behoefte is concreet: “Wat levert het op? Hoe snel kan ik starten? Kan dit naast werk?” Met Dynamics 365 kun je LLO-processen beter ondersteunen door:
• leadopvolging strak te organiseren (wie belt, wanneer, met welke info)
• snelle service op toelating, vrijstellingen en planning
• koppeling tussen eerdere historie (alumnus) en nieuw interessegedrag (LLO)
Hier komt ook het thema data om de hoek kijken: als je weet welke opleidingen iemand eerder volgde, kun je veel gerichter adviseren.
Belangrijke bouwblokken binnen Dynamics 365 voor onderwijs
Onderwijsinstellingen gebruiken meestal niet “alles”, maar kiezen onderdelen die passen bij hun doelen. Veelgebruikte bouwblokken zijn:
• Customer Insights (Journeys) voor geautomatiseerde communicatie en journeys richting instroom, alumni of LLO
• Customer Insights (Data) als centrale plek waar gegevens uit meerdere bronnen samenkomen in één profiel
• Dynamics 365 Customer Service voor casebeheer, kennisbank en consistente afhandeling
• Contact Center-functionaliteit om kanalen te bundelen en teams te helpen sneller te reageren
En ja: goede marketing blijft belangrijk, maar dan wel met opvolging die klopt en service die daarop aansluit. Daar zit vaak het echte verschil in ervaring voor je doelgroep.
Implementatie zonder hoofdpijn: zo pak je het aan
Een paar aanpakpunten die in de praktijk veel gedoe schelen:
1. Kies één duidelijke use case (bijv. instroomcampagne of studentvragen) en maak die eerst af.
2. Spreek datadefinities af: wat is een “lead”, wanneer wordt het een “aanmelder”, wie is eigenaar?
3. Maak werkafspraken met teams: wanneer moet iets opgevolgd zijn, welke status gebruiken we, wat is “klaar”?
4. Zorg voor adoptie: korte trainingen per rol werken vaak beter dan één lange sessie voor iedereen.
5. Meet vanaf dag één: doorlooptijd van vragen, conversie van interesse naar inschrijving, tevredenheid na contactmoment.
Tot slot: wat levert Microsoft Dynamics 365 binnen het onderwijs op?
Als je Dynamics 365 slim inzet binnen onderwijs, kun je meestal drie dingen verwachten: meer overzicht in relaties en contactmomenten, snellere en betere afhandeling van vragen, en communicatie die beter aansluit op waar iemand zich bevindt in zijn of haar reis. Precies de punten waar studenten en cursisten dagelijks iets van merken.
Er zijn bij dit artikel nog geen reacties geplaatst