Tips voor het vinden van de perfecte vergaderlocatie

Neem je regelmatig de leiding tijdens vergaderingen? Om de vergaderingen productiever te maken, is het een goed idee om zo nu en dan voor een externe locatie te kiezen in plaats van op school. Wil je vergaderen op een externe locatie, dan is het wel belangrijk om een plek te kiezen die voldoet aan alle verwachtingen. Hoe je de perfecte vergaderlocatie vindt? Wij zetten hieronder een aantal handige tips voor je op een rij!

Tel het aantal deelnemers

Voordat je specifiek kunt zoeken naar een vergaderlocatie, is het belangrijk om te weten wie er aan de vergadering deelnemen. Het is tenslotte van belang dat de locatie groot genoeg is voor het aantal personen in de ruimte. Zorg dat je daarom tijdig op de hoogte bent van wie er allemaal aanwezig zullen zijn op de betreffende dag. Heb je daar een goed beeld van, dan is het mogelijk om gerichter te zoeken naar zaalverhuur.

Bepaal je budget

Voordat je je zoektocht begint, is het slim om na te denken over je budget. Wat wil je maximaal uitgeven aan het huren van een externe vergaderruimte? Houd in het budget ook alvast rekening met extra kosten, zoals de kosten voor technische ondersteuning, het huren van apparatuur en de catering. Heb je een bepaald budget in gedachten? Dan kun je verschillende offertes opvragen en kijken welke opties binnen je budget vallen.

Kijk naar de bereikbaarheid

Een andere goede tip om een geschikte vergaderlocatie te zoeken, is kijken naar de bereikbaarheid. Komen de deelnemers van de vergadering uit verschillende delen van het land? Dan is het wel zo fijn dat de locatie voor iedereen goed te bereiken is. Daarom is het een aanrader om te kiezen voor een plek die centraal gelegen is.

Denk bijvoorbeeld aan grote steden, want deze zijn vaak met de fiets, auto en het openbaar vervoer prima bereikbaar. Een bruisende locatie als een stad heeft bovendien als voordeel dat het voor veel inspiratie kan zorgen. Als je op zoek bent naar een uitstekend bereikbare stad, dan is Rotterdam zeker het overwegen waard. Met deze zaalverhuur in Rotterdam maak je dan een geweldige keuze.

Controleer de beschikbare faciliteiten

Wat ook nog essentieel is om te weten voordat je een definitieve keuze maakt, is welke faciliteiten beschikbaar zijn op de vergaderlocatie. Om efficiënt te vergaderen, heb je nu eenmaal bepaalde faciliteiten nodig. Denk daarbij aan bijvoorbeeld voldoende zitplaatsen, maar ook aan aanwezigheid van technische apparatuur, whiteboards en toegang tot het internet. Ook een koffieapparaat is mooi meegenomen, vooral als het om een lange vergadering gaat. Controleer dus vooraf welke voorzieningen aanwezig zijn, zodat je de juiste keuze kunt maken en niet zomaar voor onverwachte verrassingen komt te staan.

Deze bovenstaande tips helpen jou erbij om de perfecte vergaderlocatie te vinden voor jouw volgende vergaderingen. Doe voldoende research en houd hierbij rekening met de wensen en behoeften van jezelf en je collega’s. Een externe locatie biedt nieuwe inspiratie en frisse inzichten. Hierdoor is het mogelijk om het maximale uit de vergaderingen te halen!