Vacature Senior Managementassistent in Leiden

Terug naar vacatureoverzicht

-

Directie- en teamondersteuning | College Business & Hospitality

Standplaats Leiden, Storm Buysingstraat

Ondersteun jij graag een directeur en een onderwijsteam bij hun dagelijkse werk? Schrijf je helder, houd je overzicht en zie je snel wat aandacht nodig heeft? En pak je administratieve werkzaamheden net zo gemakkelijk op als het voorbereiden van een directieoverleg? Dan zoeken wij jou als senior managementassistent bij het college Business & Hospitality van mboRijnland.

Dit ga je doen

In deze functie combineer je de ondersteuning van de directie met de ondersteuning van één van onze onderwijsteams. Je werkt nauw samen met de directeur met de portefeuille bedrijfsvoering, de teamleider Uiterlijke verzorging en collega’s binnen het college. Je zorgt dat informatie op orde is, werkzaamheden goed worden georganiseerd en afspraken worden nagekomen. Je beweegt gemakkelijk tussen deze verschillende rollen. Het ene moment werk je een conceptbericht voor de directeur uit, het volgende moment ondersteun je het team bij de voorbereiding van een kennismakingsdag of het verwerken van studentgegevens. Je overziet wat er moet gebeuren en stemt prioriteiten af wanneer werkzaamheden tegelijk aandacht vragen.

Een vertrouwde steun voor de directie

Voor de directeur ben je een zelfstandige en vooruitdenkende ondersteuner.

Je kent de lopende onderwerpen, denkt mee en helpt hoofd- en bijzaken te scheiden.

Je bent een sparringpartner bij het bepalen van prioriteiten, het organiseren van werkzaamheden en het zorgvuldig communiceren van afspraken en besluiten.

Je durft door te vragen, signaleert knelpunten en doet voorstellen voor een passende aanpak.

Je beheert de agenda en het mailverkeer, beoordeelt verzoeken op urgentie en belang en bewaakt ruimte voor voorbereiding en opvolging.

Je schrijft en redigeert conceptmails, brieven, interne berichten en korte notities. Mondelinge input en losse informatie vertaal je naar heldere, verzorgde teksten die passen bij de doelgroep.

Je bereidt directie- en management overleggen voor, verzamelt de benodigde stukken en controleert of deze compleet en tijdig beschikbaar zijn.

Je maakt bondige verslagen en legt besluiten, acties, verantwoordelijken en deadlines zorgvuldig vast. Je bewaakt de opvolging en spreekt collega’s aan op gemaakte afspraken.

Je ondersteunt de planning en aanlevering van stukken rond bijvoorbeeld jaarplannen, begroting, formatie en rapportages. Je bundelt informatie en stemt hierover af met betrokken collega’s.

Je bent key-user van AFAS en verantwoordelijk voor het tijdig en correct verwerken van personele mutaties.

Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige onderwerpen.

Een belangrijk aanspreekpunt voor het team

Voor het onderwijsteam verzorg je de organisatorische en administratieve ondersteuning. Je werkt nauw samen met de teamleider en docenten en bent een toegankelijk aanspreekpunt voor medewerkers en studenten. Je kent de terugkerende werkzaamheden in het schooljaar en zorgt dat deze op tijd worden voorbereid en uitgevoerd.

Afhankelijk van de taakverdeling binnen het team houd je je onder andere bezig met:

Het invoeren en verwerken van cijfers, het bijhouden van studentdossiers en het verwerken van studentmutaties.

Het controleren of onderwijs- en praktijkovereenkomsten en andere benodigde documenten volledig zijn en het opvragen van ontbrekende gegevens.

Het administratief verwerken en bewaken van aanvragen, zoals vrijstellingsaanvragen en aanmeldingen voor extra examengelegenheden.

Het organiseren van afspraken en activiteiten, zoals ouderavonden, kennismakingsgesprekken, introductiedagen en stagebijeenkomsten.

Het voorbereiden van team overleggen, het verzamelen van agendapunten en het vastleggen en opvolgen van afspraken.

Het bewaken van de jaarplanning en de bijbehorende administratieve werkzaamheden, zodat het team weet wat wanneer moet gebeuren.

Je signaleert waar processen vastlopen of informatie ontbreekt en onderneemt actie. Ook bij onverwachte vragen houd je overzicht en zoek je samen met collega’s naar een werkbare oplossing.

Jij brengt overzicht en verbinding

Door jouw combinatie van directie- en teamondersteuning weet je wat er op verschillende plekken binnen het college speelt. Je herkent terugkerende vragen en knelpunten en brengt deze bij de juiste persoon onder de aandacht. Daarbij ga je zorgvuldig om met de verschillende verantwoordelijkheden en de vertrouwelijkheid van informatie. Je geeft functioneel leiding aan de managementassistenten en MPA’s van het College. Je werkt samen met de andere managementassistenten aan duidelijke werkafspraken, een toegankelijk digitaal archief en goede onderlinge vervanging. Je denkt actief mee over hoe administratie